最近は婚活ブログが多めだったので、ひさしぶりにコンサルブログを書く。
今回のテーマは議事録の書き方について
議事録とは
会議のやり取りをMS Wordに記す行為をさす。
メモ帳に記す行為は議事メモと呼ばれたりなんてする。
プロジェクトによっては議事録を納品対象にしたりもする。
会議を開く際は必ず議事録をつくる。
私が在籍していた外資系コンサルの会社ではそれが常であった。
一番下のランクの人間が議事録をとる。
議事録をひたすらとることによって会議の流れや業務内容はもちろんのこと、
各会社や会議出席者のパワーバンスといったことも把握できるのだ。
私は外資系コンサルに3年在籍したが、
書いた議事録はざっと150を超える。
議事録を100個書いたあたりから、
音を置き去りにし、
会議参加者が次に何を話すのか予想がつくようになった。
議事録の価値とは
議事録の真の価値は「正確な情報を」「わかりやすく」「早く」出すことであると私は考えている。
この３点が発揮されて初めて価値を為す。
往々にして新入社員がやりがちなことは
- ボイスレコーダーを持ち込んで会議を録音する
- 自分のメモを脈略もなく登場させる
- 会議の様子を会話調で書いてしまう、もしくは発言者を書く
ことである。
もちろんこれらは議事録取りの仕事としてはNGである。
ボイスレコーダーを持ち込んで録音することは、録音した内容をもう一度聞かなければならず、会議の倍の時間がかかってしまう。
これでは「早く」に反してしまう。
自分のメモを脈略もなく登場させる行為は「わかりやすく」に反する。
会議調で書いてしまう、発言者を書く行為は「正確な情報を」を守れなくなるリスクが非常に高くなってしまう。
なお、会議によっては「発言者も書いてくれ」といったものもあるだろうが、特に指定がなければ発言者は書かず、会議の要約をさらっと書くことが望ましい。
内容が合っていても、発言者が違っているとそれだけで間違った情報になってしまうのだ。
正確な、早い、わかりやすい議事録を書くために
最終的に私は会議終了5秒前に議事録を書き上げることができ、上司や客にレビュー依頼を出せるようになった。
今回はそのノウハウを特別に公開しよう。
議事録の内容は実は会議前にすでに85%確定しているのである。
お題無しのフリートークの場のような会議は別であるが、たいていの会議はアジェンダがある。
上司たちは会議前に既に結論を出しており、その結論に至るようにうまく誘導することに注力する。
そう、事前に上司たちと会議設計についてヒアリングを行って、議事録を書き上げてしまうのである。
会議中では予期していなかったことや得られた新発見のみを議事録につづればよい。
そうすることで議事録を早く書けるのはもちろんのこと、正確で、わかりやすい議事録を作成することができるのである。
コンサル業界では議事録を早く正確にわかりやすく書ける若手を歓迎する。
どのプロジェクトに行っても重宝される。
また、色々な会議に議事録要員として参加できる機会を貰うことができる。
おそらくこれはコンサル業界だけでなく、色々な業界でも同様なのではないかと思う。
ぜひ議事録のスキルを上げて自分のチャンスを広げようじゃないか。
