ビジネスの場において、
「承知しました。宜しくお願いします。」系のお返事メールを送るケースは往々にある。
目的としては
①ちゃんとメールを読んでるよ。見逃してないよ。
②あなたの仕事の依頼を承りましたよ
といったことで「お返事メール」を送るのである。
しかし、以下のようなことをする人間を職場で見たことはないだろうか。
①内容を特に理解せず、とりあえず「承知しました。宜しくお願いします。」をすぐ返信する。
②添付ファイルがあるにもかかわらず、それを開かず確認もしないで「承知しました。宜しくお願いします。」をすぐ返信する。
③内容は把握している、確認もしているようだが、5分〜10分以内に「承知しました。宜しくお願いします。」と返信を出してしまう
私が会社に勤務して感じたのは、これらの人間は往々にしてイマイチである。
理由としては、
お願いされた仕事をよく考えもせず、見積もりもせずに簡単に引き受けてしまう人間であるケースが多いからだと私は考えている。
メール１本でその人間の性格がわかってしまう。
また、メール即返信のせいで仕事を安請け合いする癖もついてしまう。
安請け合いしてしまうような人間に、大事な仕事を任す上司・客などいない。
もしいたらその上司・客も同じように簡単に仕事を安請け合いしてしまう人間と思ったほうが良い。
お返事メールについて、私が提案したい点は下記である。
①仕事を依頼するメールが来たら、即返信せずに、少なくとも1時間は空けること。
理想の返信タイミングは3時間〜4時間。自分のタスク量を見積もる時間と頭を冷やす時間をあわせて３時間ぐらいがちょうど良い。
引き受けることが厳しいと判断した場合も3時間は空けること。「すぐに出来ません」と返事をするのは論外。また24時間をあけてからの「出来ません」も印象が悪くなる。
②明らかに返信を求めている系ではないようなメールは原則として無視してよい。
「ちゃんとメールを読んでるよ。見逃してないよ。」のアピールは不要である。メールの送り元はあなたが読んでいるかどうかは正直どうでもよいのだ。
むしろ相手は送ったということが大事なのである。
頻度や送るタイミングによってメールの価値が変わってくるのである。
